Cultuurcafé organiseren

Behalve een hapje en een drankje, is er soms ook een spreker die over een specifiek onderwerp komt vertellen. Bijvoorbeeld over het aanvragen van subsidies, kun je vrijwilligers inzetten om je te helpen en hoe doe je dat? Of hoe je social media handig gebruikt om aandacht te vragen voor je project. Een cultureel café kan ook een podium zijn voor optredens van talenten uit eigen stad of streek. ZIMIHC heeft een database met uiteenlopende talenten. We helpen je graag bij het vinden van geschikte sprekers.

Hoe organiseer ik een Cultureel Café?
Wij adviseren je een cultureel café 2 tot 6 keer per jaar te organiseren, afhankelijk van wat je precies wilt bereiken. Zorg in elk geval voor een leuke locatie (hoeft niet altijd dezelfde te zijn), voor een spreker of een workshop. Laat iemand uit het culturele veld vertellen over een activiteit die hij/zij wil organiseren, organiseer samen met de vrijwilligerscentrale een workshop persberichten schrijven, vraag iemand van de gemeente om wat over het vergunningenbeleid te vertellen, of vraag iemand van buiten de gemeente om iets te vertellen over een bijzondere activiteit om samen geïnspireerd te raken.

De kosten voor een cultureel café liggen gemiddeld tussen de 250 en 750 euro, afhankelijk van de invulling. Meeste kosten zijn veelal te besparen op catering en locatie. In andere gevallen kan bijvoorbeeld worden afgesproken dat de organisaties die onderdak bieden aan het cultuur café om toerbeurt deze kosten voor hun rekening nemen.

Onze tips
1. Zorg bij de organisatie van het cultureel café dat de datum voor het volgende cultureel café al bekend is, dan kan men dit al in de agenda noteren. Doe tijdens het cultureel café eventueel een oproep voor een nieuwe locatie.
2. Vraag waar dat kan voor de organisatie en het programma hulp van zoveel mogelijk mensen. Bijvoorbeeld een presentator die de boel aan elkaar praat of vrijwilligers die helpen bij de catering of bij het ontwerpen van een leuke uitnodiging. Dat helpt ook om draagvlak te creëren en mensen enthousiast te maken.
3. Maak een draaiboek en zorg dat van alle sprekers en mensen van de organisatie een mobiel telefoonnummer in het draaiboek staat. – Leg afspraken over tijdstip en eventueel honorarium via email of brief vast – dat voorkomt misverstanden. Denk aan vrijwilligers voor de catering, een technicus, sprekers, etc.
4. Kies voor een informele invulling, bijvoorbeeld door een handmicrofoon te gebruiken en de spreker op een barkruk te laten plaats nemen in plaats van achter een tafel.
5. Gebruik het informele deel om vanuit het netwerk ideeën op te doen voor nieuwe onderwerpen. Probeer mensen aan elkaar voor te stellen en stimuleer zo nieuwe contacten.
6. De opkomst is nooit te voorspellen en hangt af van het weer, de locatie, het programma, voetbalwedstrijden en andere zaken, elk cultureel café heeft hierin zijn eigen dynamiek. Dus geef de moed niet zomaar op! Wat helpt: persoonlijk benaderen van mensen van wie je denkt dat ze interesse hebben, bijvoorbeeld door gewoon, ouderwets, te bellen.
7. Haal inspiratie uit dit voorbeeldprogramma voor een cultuurcafé.