Kies de mix die past bij je past en die behapbaar is voor de organisatie en de locatie. Begin in elk geval eenvoudig. Natuurlijk kan er nog veel meer en kun je variëren met het programma.

Opening en welkom
Door de organisatie, de instelling die gastheer is of een aparte presentator.

Presentatie gastheer
Organisatie die de locatie beschikbaar stelt krijgt ruimte voor een kort praatje (wat doen ze, waarom, hoe, etc.)

Gemeentejournaal
Kans voor de gemeente om in het heel kort informatie te geven over bijvoorbeeld (nieuwe) subsidieregelingen kunst en cultuur of andere regelingen die een groot deel van het culturele veld aan gaan. Ook kan een nieuwe ambtenaar of wethouder zich voorstellen. Denk bijvoorbeeld ook aan vergunningen.

Kunstkwartier
In 15 minuten worden actuele zaken besproken. Bijvoorbeeld de plannen vanuit de organisatie van het cultureel café (datum volgend café, voorgenomen activiteit, etc), wisselingen in de gemeenteraad of ambtelijk apparaat worden aangekondigd, successen die geboekt zijn worden gedeeld, oproepen vanuit het het veld, verbouwingsplannen of andere informatie die organisaties vooraf hebben ingebracht. Kort en bondig onder leiding van een strakke gespreksleider maar zonder voorzittershamer.

Culturele Voicemail
Met de Culturele Voicemail kunnen de aanwezigen uit het culturele veld mededelingen doen. Voorbeelden: “ik zoek een bolhoed voor mijn theatervoorstelling / volgende week start de workshop edelsmeden en er zijn nog plaatsen beschikbaar / de voorstelling van onze vereniging is dit jaar op 12 maart / ik ben bezig met het organiseren van een korenfestival en zoek nog koren en locaties.” Deze vorm vereist een goede voorzitter/presentator die de sprekers kan afkappen. Of maak gebruik van een toeter of bel die strikt na maximaal 1 minuut klinkt, zodat dit deel snel kan plaatsvinden. Antwoord op de vragen komt direct – bij langere antwoorden wordt verwezen naar het informele gedeelte.

Je kunt er voor kiezen om de Culturele Voicemail zo laagdrempelig mogelijk te maken, mensen zijn dan vrij om wel of niet naar voren te komen. Wil je het reguleren, vraag mensen dan om zich bij binnenkomst te melden als ze gebruik willen maken van de Culturele voicemail, deze lijst met namen krijgt dan de voorzitter/presentator zodat hij mensen het woord kan geven.

Cultuuragenda in progress
Organiseer je met regelmaat een cultureel café, gebruik dit dan om de lokale culturele agenda in te vullen. Neem voor elke maand in het jaar een groot vel papier en schrijf hierop bovenaan de naam van de maand. Hang de vellen naast elkaar op. Laat de gasten zelf met viltstift hun culturele activiteit invullen. Op deze manier wordt de hoeveelheid activiteiten van een gemeente duidelijk. Door het invullen ontmoeten mensen elkaar -met viltstift in de hand-.
Deze activiteit werkt heel goed wanneer er nog weinig overzicht is over culturele activiteiten in een gemeente. Door dit element af en toe terug te laten komen maak je inzichtelijk dat er telkens weer nieuwe dingen ontstaan.

Discussie
Een discussie vraagt altijd om een sterke en bekwame voorzitter, als die ontbreekt is het beter om geen discussie te voeren, want dat doet afbreuk aan het programma. Wees goed voorbereid op het discussieonderwerp: bereidt als organisator bijvoorbeeld een standpunt voor (ook op papier) wat je voorlegt aan het culturele veld om dit verder aan te scherpen voordat het standpunt bijvoorbeeld met pers of gemeente gedeeld wordt.

Gastspreker
Laat iemand uit het culturele veld vertellen over een activiteit die hij/zij wil organiseren of vraag iemand van buiten de gemeente om iets te vertellen over een bijzondere activiteit om samen geïnspireerd te raken. Vraag iemand van de gemeente te vertellen over vergunningen, vrijwilligersverzekeringen, subsidies of nieuw beleid. Nodig bijvoorbeeld iemand uit om te spreken over werving van fondsen of sponsoren, over de nieuwe sociale media en internet of over het werven van nieuwe leden voor een vereniging of vraag een journalist om te vertellen hoe de redactie van de lokale en/of regionale krant werkt.
Plan voor één spreker maximaal 30 minuten met ruimte voor vragen, bij een langere spreektijd verslapt de aandacht van de toehoorder snel. Twee sprekers die hetzelfde onderwerp vanuit verschillende invalshoeken belichten is ook interessant. Wij adviseren je voor elk maximaal 15 minuten te plannen met ruimte voor vragen.

Workshop
Organiseer een workshop persberichten schrijven, bijvoorbeeld samen met de vrijwilligerscentrale. Laat partijen over elkaars activiteiten brainstormen om tot nieuwe inzichten te komen. Zorg voor een goede workshopleider en een ruimte waarin eventueel in kleine groepjes gewerkt kan worden.

Minipresentatie
De minipresentatie is het leukst wanneer het een activiteit betreft die meerdere disciplines omvat en voorbeeldstellend is voor de rest van het culturele veld. Een interactief karakter van de presentatie helpt iedereen betrokken te krijgen en te houden. De logistiek voor dit programmaonderdeel past niet bij elke locatie, houd daar rekening mee.

Podium act
Een podium act kan passen bij een lokale situatie waarbij weinig podia voorhanden zijn. Of waarbij een specifieke act op zoek is naar samenwerking en graag wil laten zien wat het kan om zo een partner te vinden. Kies voor maximaal 30 minuten of 2 acts van elk 10 minuten met 5 minuten tijd voor wisseling. De logistiek voor dit programmaonderdeel past niet bij elke locatie, houd daar rekening mee.